​AVG Transparantiemelding voor kandidaten

Oliver James (“wij” of “ons”) is de handelsnaam van Oliver James Associates BV, bedrijfsnummer58599606en hoofdkantoor op Amstelplein 1 19e verdiepi, 1096HA, Amsterdam

Wat is het doel van dit document?

In dit document wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens (informatie) we over u bewaren, hoe we deze verzamelen en hoe we informatie over onze relatie met u gebruiken en delen nadat deze is beëindigd. We zijn verplicht om u op de hoogte te stellen van deze informatie in het kader van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

We zullen de gegevensbeschermingsbeginselen naleven bij het verzamelen en gebruiken van persoonlijke informatie. Het is daarom belangrijk dat u deze kennisgeving leest (ook wel 'Transparantiemelding' genoemd), samen met elke andere privacy kennisgeving die wij u kunnen verstrekken bij specifieke gelegenheden wanneer we persoonlijke informatie verzamelen of verwerken.

Wij zijn een ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en verzamelen en gebruiken bepaalde informatie over u. Deze informatie wordt ook gebruikt door onze gelieerde entiteiten en groepsmaatschappijen. Daarom bevatten verwijzingen naar 'wij' in deze kennisgeving alle Oliver James-groepsmaatschappijen.

Deze kennisgeving is van toepassing op alle contractanten en permanente rol kandidaten, inclusief vaste en full-time contractanten en PAYE-kandidaten (die rechtstreeks werken via een agentschap of via een overkoepelende onderneming); evenals mensen die een speculatief cv hebben verstrekt aan ons, niet in relatie tot een specifieke functie. Individuele aannemers, freelance werknemers en werknemers of leveranciers of andere derde partijen. (hierna gezamenlijk "Kandidaten" genoemd).

Hoewel de verwijzing naar Cliënten in deze transparantiemelding vanzelfsprekend is, dekt deze categorie onze klanten, klanten (waaronder managed serviceproviders en bedrijven voor outsourcing van wervingsverwerking) en anderen aan wie wij diensten verlenen in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten.

2.         Welke persoonlijke informatie verzamelen we?

Persoonlijke gegevens, of persoonlijke informatie, betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Het bevat geen gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens). Er zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens en meer gevoelige persoonlijke gegevens die een hogere mate van bescherming vereisen, zie sectie 3 voor meer informatie.

Voor Kandidaten zullen wij de volgende categorieën persoonlijke informatie over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

• uw naam, titel, adressen, telefoonnummers en persoonlijke e-mailadressen;

• leeftijd / geboortedatum;

• gender informatie;

• familieleden en contactinformatie voor noodgevallen;

• sofinummer / nationale verzekering (of equivalent in uw land) en alle andere belasting gerelateerde informatie;

• uw salaris, jaarlijkse vakantie, pensioen- en uitkeringsinformatie;

• uw recht op werkdocumentatie (bijvoorbeeld een paspoort of Immigratiestatusdocument zoals uiteengezet in de check-of-checklist van Home Office, die u hier (of gelijkwaardig in uw land) kunt vinden: https: //

  www.gov.uk/government/publications/right-to-work-checklist);

• uw referenties en andere informatie opgenomen in een cv of begeleidende brief of als onderdeel van het aanvraagproces (inclusief psychometrische testscores en resultaten);

• uw werkgeschiedenis en arbeidsregistratie (inclusief functietitels, werkuren, trainingsregistraties en professionele lidmaatschappen);

• financiële informatie (waar we financiële achtergrondcontroles moeten uitvoeren);

• informatie over uw interesses en behoeften met betrekking tot toekomstige tewerkstelling, zowel rechtstreeks verzameld als afgeleid, bijvoorbeeld van bekeken banen of gelezen artikelen op onze website;

• IP-adres;

• foto's;

• feedback van klanten op uw uitvoering;

• extra informatie die u ons wilt geven;

• extra informatie die uw referenten ons over u willen geven; en

• extra informatie die onze klanten ons over u kunnen vertellen of die we vinden van andere externe bronnen zoals vacaturesites.

Bijzonder of gevoelige persoonlijke informatie

We verwerken bijzondere persoonlijke gegevens in de volgende omstandigheden:

We verwerken gezondheidsinformatie, inclusief informatie met betrekking tot een handicap, om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om redelijke aanpassingen aan onze diensten aan te brengen, bijvoorbeeld als we speciale afspraken moeten maken voor een interview.

Wij verwerken informatie over uw ras of nationale of etnische afkomst, religieuze, filosofische of morele opvattingen, of uw seksuele leven of seksuele geaardheid, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen om een ​​zinvolle monitoring en rapportage van gelijke kansen te waarborgen. We anonimiseren dergelijke informatie altijd.

Wij verwerken informatie over u met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen met het oog op het uitvoeren van een DBS-controle. Wij doen dit alleen wanneer wettelijk vereist of wanneer dit een contractuele voorwaarde is die door een Cliënt wordt opgelegd voor de functie waarvoor u zich hebt aangemeld. We nemen contact met u op voordat u dergelijke controles uitvoert. Als er geen wettelijke verplichting is om deze controles uit te voeren, doen we dit alleen met uw toestemming.

Anders zullen wij alleen speciale categorie-informatie verwerken met uw toestemming.

Hoe zullen we uw persoonlijke gegevens verzamelen?

Wij zullen persoonlijke informatie van u verzamelen wanneer u zich registreert bij ons of contact met ons opneemt over onze diensten of wanneer we contact met u opnemen. Dit kan per telefoon of e-mail zijn.

Wij zullen informatie verzamelen tijdens het hele sollicitatie- en rekruteringsproces, hetzij rechtstreeks van u of van een wervingsbureau, leverancier van achtergrondcontroles, vacaturesites of verwijzingen door derden.

We zullen soms aanvullende informatie verzamelen van derden (met uw toestemming), waaronder voormalige werkgevers, kredietreferentiesbureaus of andere instanties voor achtergrondcontrole.

We zullen informatie verzamelen van openbaar beschikbare bronnen waaronder sociale mediasites zoals LinkedIn.

We verzamelen feedback van onze klanten over uw prestaties tijdens uw tewerkstelling.

We kunnen van tijd tot tijd informatie automatisch verzamelen.

Met welk doel zullen we uw persoonlijke gegevens gebruiken?

5.1       Wanneer u zich aanmeldt voor een functie, zullen wij uw persoonlijke gegevens gebruiken om ons contract met u uit te voeren, of om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van dit contract, samen met u. Om dit te doen, zullen wij uw persoonlijke informatie in de volgende situaties verwerken:

• om onze diensten aan u te leveren. Onze diensten bestaan ​​uit het lokaliseren van werk voor personen die zijn geregistreerd in onze database van Kandidaten en het introduceren van dergelijke Kandidaten aan onze Klanten; en

• om contact met u op te nemen over taken waarvan wij denken dat u misschien geïnteresseerd bent en om contact met u te houden; en

• om onze relatie met u te beheren.

• We zullen uw persoonlijke gegevens ook gebruiken om:

• te controleren of u wettelijk gerechtigd bent om te werken in de UK of het land waar u bent ingedeeld of in loondienst bent.

• vaststellen hoe fit u bent om te werken;

• screeningcontroles vóór de tewerkstelling uitvoeren;

• informatie over u verifiëren die we kunnen gebruiken met behulp van openbaar beschikbare bronnen;

• uw gebruik van onze informatie- en communicatiesystemen te controleren om ervoor te zorgen dat ons IT-beleid wordt nageleefd;

• zorgen voor netwerk- en informatiebeveiliging, inclusief het voorkomen van ongeoorloofde toegang tot onze computer- en elektronische communicatiesystemen en het voorkomen van de distributie van schadelijke software; en

• gegevensanalysestudies uitvoeren om de retentie en uitputtingspercentages van medewerkers te evalueren en beter te begrijpen.  

Wat zijn de wettelijke grondslagen voor ons om uw persoonlijke informatie te gebruiken?

We zullen uw persoonlijke informatie alleen gebruiken als de wet ons dat toestaat. Meestal zullen we uw persoonlijke gegevens gebruiken in de volgende omstandigheden:

• waar we het contract moeten uitvoeren, dat we met u zijn aangegaan, inclusief de pre-contractuele fase;

• waar we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting; en

• waar het noodzakelijk is voor onze legitieme belangen (of die van een derde) om te zorgen voor een goed verloop van ons bedrijf als wervingsbureau. We mogen dit doen zolang onze activiteiten niet onevenredig inbreuk maken op uw privacy. Waar we op legitieme belangen vertrouwen als de wettige basis voor verwerking, is de relevante interesse uiteengezet in deze kennisgeving.

We zullen uw persoonlijke gegevens ook gebruiken in de volgende situaties, die waarschijnlijk zeldzaam zijn:

• waar we uw belangen of de interesses van iemand anders moeten beschermen;

• het is noodzakelijk in het algemeen belang; of

anders met uw toestemming

Als u geen persoonlijke informatie verstrekt

Als u op verzoek bepaalde informatie niet verstrekt, is het mogelijk dat we het contract dat we met u zijn aangegaan, niet kunnen uitvoeren (zoals u voorstellen aan onze klanten of u een voordeel bieden).

Verandering van doel

Wij zullen uw persoonlijke informatie uitsluitend gebruiken voor de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs vinden dat we deze om een ​​andere reden moeten gebruiken en dat de reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als we uw persoonlijke gegevens moeten gebruiken voor een niet-verwant doel, zullen we u hiervan op de hoogte stellen en zullen we de juridische basis toelichten die ons daartoe in staat stelt.

Houd er rekening mee dat we uw persoonlijke gegevens kunnen verwerken zonder uw medeweten of toestemming, voor zover wettelijk vereist of toegestaan.

Geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling

Hoewel onze rekruteringsactiviteiten op dit moment betrekking hebben op besluitvorming door mensen tijdens het proces, kunnen we in de toekomst volledig geautomatiseerde technologieën gebruiken, zoals expertsystemen of machine learning, om een ​​kandidaat-selectieproces van begin tot eind te voltooien, waar nodig en in overeenstemming met lokale wetten en vereisten.

Waar van toepassing zullen we uw toestemming vragen om sommige of al deze activiteiten uit te voeren. Als u geen toestemming geeft voor profilering, blijft uw aanvraag handmatig beoordeeld op kansen waarvoor u zich aanmeldt, maar uw profiel wordt niet automatisch overwogen voor alternatieve rollen. Dit verkleint waarschijnlijk de kans dat we met succes een nieuwe baan voor u vinden.

Wij zullen een geautomatiseerd proces gebruiken om uw persoonlijke informatie te evalueren   op beschikbare posities en na te gaan of u geschikt zou zijn voor een functie.

We zullen u op de hoogte brengen van onze zoekresultaten en uw toestemming vragen om uw cv naar voren te brengen voor functies die voor u van belang zijn

Met wie delen we uw persoonlijke gegevens en met welk doel zullen zij uw persoonlijke gegevens gebruiken?

We zullen uw persoonlijke informatie delen met de volgende derden en zij zullen persoonlijke informatie over u voor hun eigen doel verwerken:

• potentiële klanten om u een geschikte positie te vinden;

• de klant waarmee wij u plaatsen om onze relatie te beheren en om facturen te betalen;

• andere wervingsbureaus en tussenpersonen, inclusief uw servicebedrijf (indien van toepassing) om u te plaatsen voor een positie en voor het beheer van onze relatie;

• personen en organisaties die informatie bijhouden met betrekking tot uw referentie of aanvraag om met ons samen te werken, zoals huidige, vroegere of toekomstige werkgevers, opleiders en onderzoeksinstanties en arbeidsbureaus en wervingsbureaus;

• derden die we hebben behouden voor het verlenen van diensten, zoals referenties, kwalificaties en veroordelingen voor strafrechtelijke veroordelingen, voor zover deze controles geschikt zijn en in overeenstemming zijn met de lokale wetgeving (in het toepasselijke land).

We kunnen de resultaten van onze monitoring van diversiteit en inclusie op geanonimiseerde basis delen.

We zullen kandidaat gegevens zoals uw naam, salaris en cv binnen de OJ-groep, inclusief onze internationale kantoren, delen met het doel u via een ander groepsbedrijf te plaatsen. Alle kantoren binnen de OJ-groep hebben toegang tot ons gecentraliseerd systeem voor het wereldwijd plaatsen van kandidaten.

We kunnen uw gegevens delen met externe serviceproviders (inclusief aannemers en aangewezen agenten) en andere bedrijven die namens ons bepaalde services verlenen. De volgende activiteiten worden uitgevoerd door externe serviceproviders: IT-ondersteuning, mailservices, payroll; en website hosting.

We kunnen uw gegevens ook delen met andere externe dienstverleners die namens ons taken uitvoeren (inclusief externe adviseurs, zakenpartners en professionele adviseurs zoals advocaten, accountants, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die testen en ontwikkelingswerk uitvoeren op onze bedrijfstechnologiesystemen).

We kunnen uw gegevens delen met belasting-, audit- of andere autoriteiten wanneer wij te goeder trouw geloven dat de wet of andere regelgeving vereist dat wij deze gegevens delen (bijvoorbeeld vanwege een verzoek van een belastingdienst of in verband met een verwachte geschillen).

Al onze externe dienstverleners en andere entiteiten in de OJ-groep zijn verplicht om gepaste beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonlijke informatie te beschermen in overeenstemming met ons beleid. We staan ​​niet toe dat onze externe serviceproviders uw persoonlijke gegevens gebruiken voor hun eigen doeleinden.

Waar slaan we uw persoonlijke gegevens op?

We slaan uw informatie op in onze centrale database die wordt bewaard op beveiligde servers binnen de EER. Informatie over onze database is toegankelijk voor onze groepsmaatschappijen van lokale kantoren in de EER (Londen, Dublin, Manchester, Amsterdam, Frankfurt, Milaan en Brussel) en onze kantoren buiten de EER (Verenigde Staten, Hong Kong en Singapore).

Om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie voldoende bescherming geniet, hebben we een door de EU goedgekeurd contract met de ontvangers buiten de EER opgesteld om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie door die partijen wordt behandeld op een manier die in overeenstemming is met en die respecteert de EU- en Britse wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als u meer informatie wenst over deze beschermingsmaatregelen, kunt u deze opvragen bij GDPR@weareoliverjames.com

Gegevensbeveiliging

We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt of geopend op een ongeoorloofde manier, gewijzigd of openbaar gemaakt. We hebben procedures ingesteld voor het omgaan met vermeende inbreuken op de gegevensbeveiliging en stellen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte van een vermoede schending wanneer dit wettelijk verplicht is.

Dataretentie

Hoelang gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is om de doelen te bereiken waarvoor we deze hebben verzameld, inclusief met het oog op het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

We zullen uw persoonlijke gegevens voor een aantal doeleinden bewaren, indien nodig om ons in staat te stellen onze activiteiten uit te voeren. Uw informatie wordt maximaal 1 jaar bewaard vanaf het laatste contactpunt op onze hoofdsystemen, waarna het zal worden geanonimiseerd, gearchiveerd of verwijderd.

Sommige gearchiveerde informatie kan maximaal 7 jaar worden bewaard om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen (of gelijkwaardig in uw land, wettelijke verplichting, plus 1 jaar). Elke bewaring van persoonlijke gegevens zal gebeuren in overeenstemming met wettelijke of reglementaire verplichtingen en met industriestandaarden. Deze bewaartermijnen voor gegevens kunnen zonder verdere kennisgeving worden gewijzigd als gevolg van wijzigingen in de bijbehorende wet- of regelgeving.

Als u vragen hebt over het bewaren van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact op met GDPR@weareoliverjames.com

Uw rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonlijke gegevens

Uw plicht om ons op de hoogte te stellen van wijzigingen

Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over u hebben, juist en actueel is. Houd ons op de hoogte als uw persoonlijke gegevens veranderen tijdens uw relatie met ons.

Uw rechten in verband met uw persoonlijke informatie

• U heeft het recht om geïnformeerd te worden over wat wij doen met uw persoonlijke gegevens. Dit bericht beschrijft hoe we het gebruiken. Als we wijzigen wat we doen, bieden we u een bijgewerkte versie van deze kennisgeving.

• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Als u ons vraagt ​​om uw persoonlijke gegevens te verwijderen, kunnen we onze diensten niet aan u leveren.

• U heeft het recht om toegang tot uw persoonlijke informatie te vragen (algemeen bekend als een "toegangsverzoek voor een persoon"). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonlijke gegevens die we over u bewaren en controleren of we deze op rechtmatige wijze verwerken.

• U heeft het recht om ons te verzoeken de persoonlijke informatie die wij over u hebben bij te werken.

• U heeft het recht om ons te verzoeken de informatie die wij over u hebben te verwijderen. Als u ons vraagt ​​om uw persoonlijke gegevens te verwijderen, kunnen we onze diensten niet aan u leveren.

• U heeft het recht om ons te vragen om te stoppen met het verwerken van persoonlijke informatie waar we gerechtvaardigd belang voor hebben en er is iets aan uw specifieke situatie waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond. . Als u ons vraagt ​​om ons gebruik van uw persoonlijke gegevens te stoppen, kunnen we u misschien niet van onze diensten voorzien.

• U heeft het recht om ons te vragen om te beperken hoe wij uw persoonlijke gegevens gedurende een bepaalde periode gebruiken. Als u ons vraagt ​​om ons gebruik van uw persoonlijke gegevens te beperken, kunnen we u misschien niet van onze diensten voorzien.

• U heeft het recht om ons te verzoeken informatie die u ons hebt verstrekt in een formaat dat op de computer kan worden gelezen aan een andere organisatie te sturen,.

• Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met

  RTBF@weareoliverjames.com

  of +44 0161 6940969.

We zullen specifieke informatie van u moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de informatie te waarborgen (of om uw andere rechten uit te oefenen). Wij zullen binnen een maand na ontvangst op uw verzoek reageren.

Wijzigingen in deze transparantiemelding

We behouden ons het recht voor om deze transparantiemelding op elk gewenst moment bij te werken, en we zullen u een nieuwe transparantiemelding geven wanneer we substantiële updates uitvoeren. We kunnen u ook van tijd tot tijd op andere manieren informeren over de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Neem contact met ons op

Als u vragen hebt over deze transparantiemelding, kunt u contact opnemen met GDPR@weareoliverjames.com of +44 0161 6940969.

Als u van mening bent dat wij niet correct hebben gehandeld bij het gebruik van uw persoonlijke informatie, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen, GDPR@weareoliverjames.com of +44 0161 6940969, of contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens